Szanowni Państwo,
Uprzejmie informujemy, że od 25 maja 2018 roku obowiązuje Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej „RODO”).
W związku z tym przygotowaliśmy dla Państwa poniższe informacje z których dowiedzą się Państwo między innymi w jaki sposób przetwarzamy Państwa dane osobowe oraz jakie mają Państwo związane z tym prawa.
1. Administrator Państwa danych osobowych:
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest spółka PPHU ROWITEX Sp z o.o. z siedzibą w Poznaniu, ul. św. Wincentego 11, 61-003 Poznań (dalej „my”, „administrator lub „Spółka”) zgodnie z treścią art. 4 pkt 7 RODO.
2. Dane kontaktowe administratora Państwa danych osobowych:
PPHU ROWITEX Sp z o.o. z siedzibą w Poznaniu, ul. św. Wincentego 11, 61-003 Poznań e-mail: biuro@rowitex.poznan.pl
3. Źródło pochodzenia Państwa danych osobowych
Państwa dane osobowe zostały pozyskane przez Spółkę w ramach relacji biznesowych nawiązanych pomiędzy Spółką a podmiotem, którego Państwo byliście lub jesteście przedstawicielem (ewentualnie osobą wyznaczoną do kontaktu), które to relacje zostały nawiązane w związku z rozmowami handlowymi, zawarciem lub realizacją umowy pomiędzy Spółką a wspomnianym podmiotem (dalej „Umowa”). Pani/Pana dane osobowe uzyskaliśmy bezpośrednio od Pani/Pana m.in. z wizytówki przekazanej przez Panią/Pana pracownikom lub współpracownikom Spółki lub maila przesłanego na naszą skrzynkę firmową biuro@rowitex.poznan.pl lub skrzynkę mailową imienną naszego pracownika lub współpracownika. Pani/Pana dane osobowe mogliśmy również uzyskać od podmiotu, którego Państwo byliście przedstawicielem lub ze źródeł publicznie dostępnych takich jak REGON, CEIDG lub Krajowy Rejestr Sądowy.
4. Kategorie Państwa danych osobowych które przetwarzamy
Przetwarzamy Pani/Pana dane identyfikacyjne i kontaktowe takie jak: imię i nazwisko, stanowisko służbowe/rola w strukturze, adres e-mail, numer telefonu komórkowego, numer telefonu stacjonarnego oraz innych danych osobowych.
5. Cel, podstawa prawna przetwarzania Państwa danych osobowych przez administratora oraz okres przechowywania Państwa danych osobowych
Państwa dane osobowe mogą być przez nas przetwarzane w następujących celach:
• Zawarcie i wykonanie Umowy, ustalenie oraz dochodzenie naszych roszczeń wynikających z Umowy oraz obrona przed roszczeniami wynikającymi z Umowy. Podstawa prawna przetwarzania: niezbędność przetwarzania Państwa danych osobowych do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez nas (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) (dalej podstawę tę nazywamy „naszym prawnie uzasadnionym interesem”). Prawnie uzasadniony interes realizowany przez nas to: zawieranie i realizacja umów w obrocie gospodarczym oraz dochodzenie i obrona praw. Okres przechowywania Państwa danych osobowych w tym celu: czas obowiązywania Umowy, a następnie przez okres, po którym przedawnią się roszczenia wynikające z Umowy.
• Utrzymywanie relacji biznesowych z naszymi potencjalnymi, obecnymi lub byłymi kontrahentami (m.in. utrzymywanie kontaktu). Podstawa prawna przetwarzania: nasz prawnie uzasadniony interes. Prawnie uzasadniony interes realizowany przez nas to: utrzymywanie relacji biznesowych i zapewnienie dobrej współpracy z kontrahentami. Okres przechowywania Państwa danych osobowych w tym celu: przez czas obowiązywania Umowy i 3 lata po zakończeniu obowiązywania Umowy, a jeżeli nie doszło do zawarcia Umowy - przez okres 5 lat od pozyskania danych osobowych.
• Udzielenia odpowiedzi na Pani/Pana zapytanie przekazane nam za pomocą maila i/lub faxu przesłanego na ogólną skrzynkę mailową lub numer faxu. Podstawa prawna przetwarzania: Państwa zgoda na przetwarzanie danych osobowych (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) (dalej podstawę tę nazywamy „Państwa zgodą”). Okres przechowywania Państwa danych osobowych w tym celu: do czasu udzielenia wyczerpujących odpowiedzi na Państwa zapytanie, a po tym czasie przez okres 5 lat od pozyskania danych osobowych.
• Wypełnienie przez nas obowiązków prawnych np. realizacja Państwa praw wynikających z RODO związanych z rachunkowością i podatkami (np. wystawianie i przechowywanie faktur związanych z Umową). Podstawa prawna przetwarzania: Wypełnienie ciążących na nas obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Okres przechowywania Państwa danych osobowych w tym celu: czas, w którym przepisy prawa nakazują administratorowi przechowywać dane, ale nie krócej niż przez okres, w którym administrator może ponieść konsekwencje prawne niewykonania obowiązku prawnego.
6. Istnienie lub nie istnienie wymogu podania nam przez Państwa danych osobowych
Podane przez Panią/Pana danych nie jest ani wymogiem ustawowym, ani umownym, ani też warunkiem zawarcia jakiejkolwiek umowy. Nie jest Pani/Pan zobowiązany do ich podania. Jednakże w zakresie w jakim celem przetwarzania jest zawarcie i wykonanie Umowy nie podanie przez Państwa danych osobowych może uniemożliwić lub utrudnić zawarcie lub wykonanie Umowy.
7. Informacja o odbiorcach Państwa danych osobowych lub o kategoriach odbiorców
Odbiorcami Państwa danych osobowych są:
• osoby upoważnione przez nas do przetwarzania danych osobowych – nasi pracownicy i współpracownicy, którzy muszą mieć dostęp do danych osobowych aby wykonywać swoje obowiązki,
• podmioty, którym zlecimy wykonywanie czynności, z którymi wiąże się konieczność przetwarzania Państwa danych osobowych (podmioty przetwarzające), w szczególności podmioty takie, jak: dostawcy usług IT, firmy księgowe, firmy windykacyjne, agencje reklamowe, firmy realizujące usługi mailingowe, usługi logistyczne i kurierskie, kancelarie prawne i audytorzy zewnętrzni, oraz ich upoważnieni pracownicy – w zakresie niezbędnym do prawidłowego wykonania zleconych usług.
Ponadto, Spółka udostępni Pani/Pana dane osobowe upoważnionym instytucjom lub organom w przypadku w którym obowiązek takiego udostępnienia będzie wynikał z obowiązującego prawa (m.in. na żądanie policji, prokuratury, sądu).
8. Prawa Państwu przysługujące:
• Przysługuje Pani/Panu prawo do żądania od administratora:
- dostępu do Pani/Pana danych osobowych (zgodnie z art. 15 RODO);
- sprostowania Pani/Pana danych osobowych (zgodnie z art. 16 RODO);
- usunięcia Pani/Pana danych osobowych („prawo do bycia zapomnianym”) (zgodnie z art. 17 RODO);
- ograniczenia przetwarzania Pani/Pana danych osobowych (zgodnie z art. 18 RODO);
- przeniesienia Pani/Pana danych osobowych (zgodnie z art. 20 RODO).
• W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest Państwa zgoda, ma Pani/Pan prawo wycofania zgody. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
• Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie albo innego organu nadzorczego posiadającego kompetencję do rozpoznania skargi w dacie jej wniesienia, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO.
9. Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
Ma Pani/Pan prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Pani/Pana danych osobowych (zgodnie z art. 21 RODO). W szczególności zgodnie z art. 21 RODO:
• Ma Pani/Pan prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw - z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją – wobec przetwarzania Pani/Pana danych osobowych opartego o prawnie uzasadniony interes. W przypadku wniesienia takiego sprzeciwu administratorowi nie wolno już przetwarzać tych danych osobowych, chyba że wykaże on istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Pani/Pana interesów, praw i wolności, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
• Jeżeli Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego, ma Pani/Pan prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących Pani/Pana danych osobowych na potrzeby takiego marketingu, w tym profilowania, w zakresie, w jakim przetwarzanie jest związane z takim marketingiem bezpośrednim. Jeżeli Pani/Pan wniesie sprzeciw wobec przetwarzania do celów marketingu bezpośredniego, Pani/Pana danych osobowych nie wolno już przetwarzać do takich celów.
10. Informacja o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji
Administrator nie będzie podejmować wobec Państwa decyzji opierających się na zautomatyzowanym przetwarzaniu, a w szczególności profilowaniu.
W razie pytań zapraszamy do kontaktu: biuro@rowitex.poznan.pl